Capturar, indexar, Access – La oficina sin papeles, proporciona inteligencia centralizada para pequeñas empresas

Cada empresa, independientemente de su tamaño, debe tener un sólido conocimiento de sus clientes y los documentos relacionados con la empresa con el fin de tomar buenas decisiones. Desafortunadamente, los dueños de negocios no tienen una agencia central de inteligencia para asesorar perspicaz o que la dirección pueda tomar decisiones proactivas e informadas. Sin embargo, las pequeñas empresas pueden tener acceso a su propia versión de un bien informados “CIA” que hace el trabajo de búsqueda y recuperación inteligente detrás de la escena, les proporciona información en tiempo real, y les ayuda a tener éxito. Captura, indexación y acceso a dar a las personas previamente designadas de una empresa y grupos el derecho a acceder, visualizar, anotar, y / o actuar sobre toda la información de una organización de negocios de misión crítica que se necesita para realizar tareas de forma precisa y eficiente. Ayuda a su personal para maximizar la productividad, y asegura que las habilidades de cada persona se utilizan con prudencia y no para la persecución de papel sin fin.

Acceso a la información se convierte en el trampolín para los servicios al cliente, una mayor eficiencia y mejor toma de decisiones. Este artículo explica estos y otros beneficios para el negocio fundamental de la gestión electrónica de documentos. Se presentan cuatro métodos muy diferentes (escaneo, fax / gestión de correo electrónico, formularios en línea, y la adición de códigos de barras para formularios) para ayudar a las empresas ganar control sobre su papel y la información. Por último, ofrece varios consejos para maximizar el valor de la facilidad de acceso, pero seguro que un sistema bien concebido, basado en la Web de gestión de documentos electrónicos (EDM) proporciona.

Beneficios fundamentales de la gestión electrónica de documentos

Capturar y centralizar la información empresarial

Para que el personal de cualquier organización para ser eficaz, la información debe ser precisa, detallada, completa, oportuna y fácil para las personas adecuadas para el acceso. En un sistema basado en papel, esto puede ser difícil. Incluso en una pequeña oficina, cada persona tiene derechos específicos, y puede manejar tipos distintos de documentos. Algunos pueden requerir información de las formas específicas que difiere de las necesidades de otros colegas. Información útil puede ser atrapado en la aplicación de software de un funcionario, sin que otras personas que lo necesitan. Alguna información puede ser atrapado en los documentos que se almacenan fuera del sitio, los archivos pueden ser alojados brevemente en la oficina de alguien o en tránsito, o las páginas de un documento puede ser inadvertidamente colocado en el archivo incorrecto, o incluso se pierde. Archivos temporalmente sacado de almacenamiento por un miembro del personal puede resultar en datos sin necesidad de ser recreado o recogido por otra persona que lo necesita, perdiendo el tiempo y crear la posibilidad de errores o de redundancia. El nivel de minuciosidad en los formularios estándar que se han completado por el personal o los clientes pueden variar considerablemente, dando lugar a una información insuficiente o incompleta. Esto puede dar lugar a las llamadas de seguimiento innecesarios, correo o correo electrónico como la información que falta es perseguido y luego añadió que el archivo correspondiente.

Un sistema de gestión documental pone flexibilidad y el control en manos de la empresa que lo implementa. Independientemente de si los datos proceden de correo postal, correo electrónico, fotos, mensajes de voz u otros formatos, un sistema de EDM permite a una empresa para centralizar toda su información en un solo lugar. Permite que designe una empresa para especificar que la información es imprescindible, que los datos de las necesidades que se puedan buscar, el formato en que se debe introducir para lograr la consistencia deseada de datos, la forma en que debe ser clasificado, y mucho más. En lugar de tener que buscar los archivos en papel de documentos históricos, realizar consultas en un sistema de software de contabilidad o de otra índole, cavar a través de cajas de fotos, o escuchar mensajes de voz archivado, todo está disponible en formato digital para aquellos que tienen acceso.

Un sistema de EDM también aumenta la eficiencia al permitir que los datos que son comunes a múltiples formas, y que normalmente se rekeyed a la recepción de cada formulario (por ejemplo, números de documentos o nombres de los clientes), para rellenar los campos automáticamente en base a información que se especifica como ID de cliente. Esto elimina el tiempo de entrada manual de datos de consumo e innecesarios, reducir la redundancia y los errores. La productividad del personal y los servicios mejoran, y los dolores de cabeza de cumplimiento de la normativa y las auditorías son eliminados. Gestión obtiene la información en tiempo real que necesita para tomar mejores decisiones.

Indexación de datos para su fácil recuperación

La captura de información por medios electrónicos tiene poco valor para una empresa si el personal puede localizar lo que necesitan de manera eficiente. Indexación exhaustiva, así como el conocimiento de las condiciones en que la búsqueda personal diverso de los datos, es de vital importancia. De identificación de cliente, número de póliza, información de contacto, tipo de documento y fecha de recepción son algunos ejemplos típicos de los campos de búsqueda, pero cualquier campo puede ser configurado para la búsqueda eficiente. La naturaleza de su negocio va a dictar lo que es lógico para usted.

Indexación y búsqueda electrónica dramáticamente acelerar la recuperación y procesamiento de datos. Algunos de los beneficios típicos incluyen:

Las consultas de la base de datos EDM que el personal para ver las nuevas aplicaciones, formularios y otros documentos y transacciones sobre una base semanal, diario, o incluso cada hora sobre la base de la fecha y hora de recepción.

Personal de nómina pueden ver los pagos de los empleados y subcontratistas que se deben basado en la información contractual y extraer los datos de un campo de fecha de vencimiento directamente en su sistema contable para la acción.

Personal de RRHH puede revisar los contratos que vencen simplemente consultar el software EDM por fecha, asegurando que se cumplan los plazos y se toman acciones sin demora. Aniversarios de la contratación se puede consultar para pedir informes oportunos de desempeño y el costo de vida u otros ajustes de pago.

La dirección puede consultar el sistema de gestión de documentos por fecha para que los acuerdos de nivel de servicio y otras fechas importantes que se cumplan. El software se puede obtener una lista de artículos para el personal apropiado que requieren acción.

No sólo hay que tener en cuenta el tipo de información a cada trabajador se necesitan, sino también cómo cada uno de ellos tiene que buscarlo. Indexación con muy poco detalle puede resultar en búsquedas que producen rendimientos satisfactorios de los datos. Si alguien en el personal tendrá que buscar los documentos por su fecha de vencimiento, luego de que la información debe estar indexada en el documento se introduce en el sistema de almacenamiento electrónico. Si un miembro del personal de recursos humanos tendrá que tirar los documentos por fecha, los miembros del personal de trabajo, la fecha de contratación deben ser indexados para la búsqueda. Solicitando la entrada de todo tipo de trabajadores es fundamental para ofrecer una imagen completa y precisa de la información que se almacena.

Indexación con demasiada información – más detalles que una empresa que necesitará – puede ser igual de problemático. Así como la indexación de cada receta en un libro de cocina de todos los ingredientes dentro de ella sería demasiado complicado para ser práctico, la indexación con demasiado detalle puede dar lugar a una ralentización del sistema frustrante. Cada organización debe tener como objetivo al índice a fondo toda la información de las necesidades del negocio – ni más, ni menos.

Acceder a lo que usted necesita, cuando lo necesite

Uno de los mayores beneficios de la Web basada en el almacenamiento electrónico es la capacidad de buscar información en cualquier lugar, y siempre que lo desee. Si usted está en un viaje de negocios o trabajando desde casa, su oficina virtual te mantiene informado y le permite mantener los proyectos vitales en movimiento. En lugar de tener que volver a la oficina para sacar manualmente los archivos, búsqueda electrónica inteligente proporciona una ‘lista negra’ de todos los documentos y archivos que cumplen las condiciones establecidas. Si, por ejemplo, que está buscando todas las políticas de los clientes que se han creado en los últimos seis meses que tienen un valor de transacción sobre un monto determinado y la documentación específica de apoyo, usted recibirá una lista con todos los archivos solicitados en cuestión de segundos. No busque más información. No más preguntando si alguien tiene un archivo. Sus manos siempre están sólo unos clics del ratón lejos de lo que usted necesita.

Cuatro métodos para lograr el control sobre el papel y la información
Casi todas las empresas luchan por organizar el correo entrante, correo electrónico, facturas, contratos y solicitudes de los clientes para obtener información. Fácil acceso a la comercialización existente de una compañía, producto, y otras investigaciones pueden ser difíciles de establecer en un sistema de trabajo, donde el contenido es fácilmente enterrados y olvidados. Artículos como los empleados y subcontratistas de nómina, contratos pendientes y renovaciones, y las citaciones judiciales exigen una acción, pero los plazos pueden ser pasados ​​por alto o perder. Cumplimiento de la normativa y las auditorías es difícil de probar en un sistema de trabajo, donde un sendero detallada de quién ha accedido a cada archivo, cuándo y bajo qué condiciones es casi imposible ofrecer. Las sanciones por falta de cumplimiento puede ser lo suficientemente grave como para poner una empresa a la quiebra, por lo que el almacenamiento electrónico y el acceso no sólo una opción más eficiente que el papel, pero también una lógica e incluso necesaria, se mueven.

El flujo de datos existentes y entrantes puede hacer un empleado que está desesperadamente buscando información sentir que está guiando a un barco sin timón en un mar sin fin. La información que se necesita puede ser almacenada en formularios estandarizados, después de sus imágenes, en las cartas, dibujos, faxes, correos electrónicos e incluso mensajes de voz, por lo que es casi imposible de ganar supervisión de la gestión. Los materiales pueden llegar involuntariamente pegado a la forma incorrecta, o pueden estar fuera de lugar, perdido, o simplemente inaccesibles. Además, las comunicaciones críticas de los clientes pueden estar atrapados dentro del correo electrónico de un funcionario y puede ser inalcanzable para la persona que lo necesita.

La captura de documentos es la clave para conseguir todos los de su información crítica de negocio a partir de diversas fuentes en una única ubicación que se puede buscar. El mejor método para capturar los datos depende de las fuentes de información, así como la manera en que interactúan con sus clientes y obtener información de ellos. Cuatro métodos básicos de los cuales las pequeñas empresas la mayoría de los beneficios se describen a continuación.

1. Controlar el flujo de trabajo diario: el análisis

Tener acceso fácil y seguro a la información entrante es un gran desafío para muchas empresas. El bloqueo de los documentos sensibles, y se asegura que los datos pertinentes están disponibles para aquellos que lo necesitan, puede ser difícil. Escanear documentos a medida que se reciben y su conversión a almacenamiento digital proporciona acceso en tiempo real a la información tan pronto como se reciba. Además, el software de escaneo integrado con un buen sistema de gestión de EDM permite garantizar la seguridad de la información sensible. La gerencia puede determinar de antemano que las formas, e incluso que la información sobre cada tipo de formulario, debe estar disponible para que los miembros del personal, de acuerdo con las políticas de su empresa de gestión de documentos.

Los documentos archivados presentan desafíos adicionales que también pueden ser abordados eficazmente mediante el escaneo. Como una organización crece, los archivos antiguos pueden ser movidos de sitio, haciendo el acceso inconveniente. Escaneado e indexación de archivos permite al personal de nuevo para recuperar la información necesaria con menos frecuencia desde la comodidad de sus computadoras de escritorio, portátiles y otros dispositivos de mano. Además, el escaneo y copias de seguridad electrónica de forma proactiva frente a los riesgos de daños en los archivos, la destrucción, o la inaccesibilidad en caso de desastre o de otra circunstancia imprevista surge, y el proceso de creación de copias de seguridad es menos costoso y más eficiente que en un sistema de paperbased.

Aunque la red y centralizada, y el escaneo departamental son opciones válidas para cualquier tipo de negocio, una pequeña empresa es probable que la mayoría de los beneficios de la exploración de escritorio de documentos de rutina. Esto pone el control del proceso de digitalización en las manos del usuario, la estandarización y agilización de la captura de datos de rutina y hacer disponible la información al instante a aquellos que están previamente autorizados para poder verla. Una recepcionista en una oficina pequeña o reclamaciones médicas, un trabajador en un departamento de ayuda financiera, un administrador de una escuela, un asistente personal asignado en una pequeña firma de abogados, y los clientes aún son ejemplos de personas que utilizan el análisis de escritorio. A pesar de que hace la exploración, la compañía se beneficia de todo el acceso más rápido y mejor información.

Cuando una empresa toma la decisión de almacenar el papel electrónico, es importante especificar un período de tiempo durante el cual los documentos serán analizados (por ejemplo, los últimos tres años, así como los documentos de entrada). Después de los archivos con mayor urgencia o frecuencia necesarias han sido escaneados, archivos de hay que añadir. Sin los archivos históricos, las empresas pierden su supervisión de la historia del cliente y otras operaciones que son de gran valor para tomar decisiones informadas y proporcionar un buen servicio y consistente.

2. La captura de información difícil de alcanzar: fax y gestión del correo electrónico

Comunicaciones por correo electrónico contienen parte de la información más valiosa de una empresa, pero la información almacenada en ellos es por lo general sólo están disponibles para el individuo específico, y atrapado dentro del sistema de correo electrónico personal de ese individuo de almacenamiento. Rotación de personal, enfermedad, vacaciones, los empleados de bajo rendimiento, y otras situaciones pueden dar lugar a personal que necesita para volver a contactar con personas para obtener información que ya está en la empresa “en algún lugar”, pero inaccesible. Un sistema de gestión documental con la capacidad de almacenar y buscar mensajes de correo electrónico no reemplaza a una aplicación de gestión de correo electrónico, sino que proporciona inteligencia centralizada de comunicaciones por correo electrónico, haciendo que la búsqueda de información por los que han sido autorizados para acceder al contenido.

Almacenamiento de faxes no se diferencia de almacenar otros documentos en papel, pero existen algunos retos adicionales. Los miembros del personal pueden no ser inmediatamente conscientes de los documentos que se han recibido, y por lo tanto puede tomar decisiones o proporcionar un servicio basado en información antigua o incompleta. Además, puede haber falta o superposición de páginas, lo que requiere seguimiento manual. Periódicamente, una empresa puede recibir una notificación de que un fax no se ha recibido en absoluto. Si el origen del papel se ha agotado, el “no fax recibido” mensaje no llegue al destinatario y el remitente puede seguir siendo un misterio. Un sistema de gestión documental tiene la capacidad de captura de faxes de forma electrónica, eliminando el papel y la tinta, la verificación de que cada página de un fax se ha recibido, y que el contenido disponible de inmediato para cualquiera que lo necesite. Faxes y almacenar correo electrónico en un sistema de gestión documental asegura que una organización tiene acceso a toda su información de negocios, no sólo la almacenada electrónicamente los documentos en papel.

3. La eliminación del papel en la fuente: formularios en línea

Después de nuevo los archivos han sido escaneados en la solución de EDM, el volumen de papeleo pueden reducirse aún más mediante la introducción de electrónica, formularios basados ​​en Web que se puede acceder a través del portal seguro de su empresa. Además de la eliminación del papel en la fuente mediante la creación de la información por vía electrónica, formularios basados ​​en Web le permiten a la demanda de consistencia de la información (similar a ordenar los formatos de fecha), así como la finalización, facilitar y garantizar los resultados de búsqueda con éxito. En muchos casos, resultado de los formularios en línea en las personas que proporcionan la información más rápidamente (desde la comodidad de sus computadoras de escritorio en el trabajo o en casa) en lugar de esperar hasta que tengan tiempo de enviar documentos por correo o pasar por su oficina. A pesar de los formularios electrónicos no puede ser una opción para cada cliente o para cada tipo de información, los clientes apreciarán tener una opción conveniente. Los costos de producción de papel, tinta y tóner disminuye, también, ayudar a mantener los gastos bajo control.

4. La gestión de documentos de salida que le será devuelto: el reconocimiento de códigos de barras

Como una pequeña empresa crece, también crece el volumen de documentos entrantes y salientes. Aunque algunas industrias mandato que ciertos materiales deben ser enviados en papel en vez de la electrónica, una empresa puede reducir la redundancia de datos, acelerar el proceso, y aumentar la eficiencia con la incorporación de códigos de barras para sus documentos de papel de salida. Las empresas con grandes volúmenes de tipos de documentos de rutina (como las aplicaciones, los préstamos o créditos) pueden beneficiarse de la adición de códigos de barras con los datos del cliente encriptada y otra información pertinente a su correo saliente. Dado que los documentos son devueltos a la oficina y los códigos de barras escaneado son, los datos especificados encriptado dentro de los códigos de barras pueden ser almacenados, y los trámites de entrada se puede adaptar a los archivos electrónicos corregir rápidamente. Esto elimina la necesidad de volver a entrar en contacto con el cliente y otra información básica, como formas de re-entrar en la oficina, así como la búsqueda de archivos relacionados que deben ser almacenados juntos, lo que reduce la posibilidad de errores y reduciendo los tiempos de procesamiento.

Maximizar el valor de acceso a la información: los documentos más allá de encontrar
El fácil acceso a la información corporativa va mucho más allá de ser capaz de consultar un sistema de datos que necesita. Algunos de los beneficios adicionales se incluyen:

Un procesamiento más rápido: Al almacenar todos sus documentos digitalmente, puede enviarlas por correo electrónico a su destino en lugar de confiar en el correo tradicional. Este proceso agiliza y elimina los gastos de envío, dejando un rastro de auditoría de transacciones que, sin duda, es más claro que el papel o permitir que los faxes.

Un mejor servicio: Caja de captura, indexación y acceso a la información ayudará a su personal para ofrecer un mejor servicio y más precisa y actualizada información a sus clientes y otros componentes.

Supervisión de la gestión de la productividad: EDM ayuda a los gestores para obtener una mejor visión de conjunto de los volúmenes de trabajo y la productividad. Los informes pueden ser generados para mostrar cuántos documentos han entrado en el sistema en un período de tiempo especificado, o cuántas transacciones han sido manipulados por una persona específica, y los ajustes de personal se pueden hacer.

Análisis en tiempo real de negocios: un sistema de EDM se puede consultar para mostrar los montos de transacción por encima de un determinado valor monetario, los tipos específicos de transacciones o compras, o cualquier otra información que es importante para la gestión para tomar decisiones informadas.

Más fácil el cumplimiento de las regulaciones y auditorías: Cuentas por vía electrónica se puede ver los archivos, tipos de archivos, que los accedido, cuándo, etc, haciendo que el proceso de auditoría y descubrimiento electrónico mucho más fácil y más rápido.

Resumen
Las pequeñas empresas no tienen que hacer una gran inversión en múltiples tecnologías con el fin de ganar control sobre su información y enfoque de gestión que les ayude a tomar buenas decisiones. Complementando la información que ya tienen almacenados en diversos medios de comunicación con los fundamentos de un sistema de gestión electrónica de documentos, que pueden aprovechar la información que ya tienen y lo hacen mucho más accesible y útil para aquellos que lo necesitan. EDM ofrece a las empresas de su propia agencia interna de inteligencia central, con la captura electrónica, indexación y acceso para ofrecer información en tiempo real. Que permite la gestión para tomar decisiones proactivas, informó que los ayuden a seguir siendo competitivos. Gestión de documentos electrónicos pone un timón en el barco, la entrega de la inteligencia centralizada que usted necesita para navegar por el mar sin fin de información y llegar a sus metas de negocio.

Laurel Sanders
Director de Relaciones Públicas y Comunicaciones

Laurel Sanders se unió a la OIT como Director de Marketing en agosto de 2004 y fue nombrado Director de Relaciones Públicas y Comunicaciones, en enero de 2008. Anteriormente se desempeñó como director ejecutivo de la máquina de Muse en Dayton, Ohio, donde también fue consultor en la planificación y puesta en marcha de un programa de educación en colaboración artes en Beaufort, Carolina del Sur basado en el modelo de Dayton. Laurel era el director de desarrollo de Dayton Opera y la música y posteriormente impartió clases de Inglés en Alemania. Ella tiene una Maestría en Administración de Artes de la Universidad de Cincinnati, una licenciatura en voz, magna cum laude de la universidad de Ithaca y el Centro de Londres, en Inglaterra, y los estudios realizados de negocios en Sinclair Community College en Dayton, Ohio, así como estudios de canto en el Hindemith escuela en Suiza. Que preside las relaciones públicas para el Club Rotario Universidad Estatal centro, ayuda en las comunicaciones de la organización United Way, y es miembro del consejo de administración para el Festival de Música Barroca junior en State College. Laurel es un escritor publicado y habla alemán.